Ticari
defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibrazına
yönelik düzenlemeleri ihtiva eden “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan
Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” 14/02/2025
tarihli ve 32813 sayılı Resmi Gazete’de yayımlandı.
Yapılan
düzenleme ile; pay defteri, defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere
defterinin elektronik ortamda tutulabilmesi zorunlu, (RG-20/9/2025-33023) yönetim kurulu karar
defteri, müdürler kurulu karar defteri ise ihtiyari bıralımıştır.
İlk
aşamada; Holdingler, bankalar, sigorta şirketleri, finansal kiralama
şirketleri, varlık yönetim şirketleri ve Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi
şirketler gibi kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine
tabi olan şirketler 1 Temmuz 2025 tarihi
itibarıyla defterlerini elektronik ortamda tutma yükümlülüğü kapsamına
alınmıştır.
1 Ocak 2026 tarihinden
itibaren ise kurulacak tüm şirketlerin defterlerini elektronik ortamda
tutmaları gerekmektedir.
Bu
bağlamda, Ticaret Bakanlığı iznine tabi şirketler dışında olup da, 01/01/2026
tarihinden önce kurulan şirketlerin elektronik defter tutma zorunluluğu ihtiyari
hale bırakılmıştır.
Ticaret
Bakanlığınca ticari defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması,
saklanması ve ibrazına imkân sağlayan Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS)
kurulmuş olup, ticari defterlere ilişkin maliyetlerin azaltılması, kayıt süreci
kolaylaştırılması, geriye dönük olarak karar almanın önüne geçilmek suretiyle
olası ihtilafların önlenmesi hedeflenmiştir.
Fiziki olarak defter
tutmakta iken elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren
şirketler ise bu yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç 2 ay içinde bir
kararla birlikte notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını
yaptıracak ve ayrı bir kuruma gitmeksizin noterde sisteme geçiş başvurusunu da
tamamlayacaklardır. Aynı şekilde isteğe bağlı olarak ETDS’ye geçecek
şirketlerde yine defter kapanışlarını aynı şekilde yapacaklardır.
Defterlere Kayıtların yapılmasına ilişkin
olarak; Şirketler, yöneticileri veya üçüncü
kişiler arasından bir veya daha fazla sistem kullanıcısı belirleyecek ve yetki
vereceklerdir.
Defterlere yapılan
kayıtlar, güvenli ve gizli bir şekilde tutulacak. Şirketler elektronik
defterlerinde yer alan kayıtları kamu kurumu ve banka gibi üçüncü taraflara
ibraz etmek istediğinde, kayıtlar ETDS tarafından özel doğrulama yöntemi içerek
bir belge olarak indirilebilecek ve üçüncü kişiler bu belgeyi sistem üzerinden
doğrulayabileceklerdir. Yapılan bu düzenleme ile özetle; Elektronik defter
tutma zorunluluğu getirilen şirketler ile ihtiyari olarak bu sistemi kullanmak
isteyen şirketler için;
-I- Açılış ve kapanışlarda noter onayına gerek kalmayacak.
-I- Basım, saklama gibi operasyonel maliyetler ortadan kalkacak.
-I- Defterlerin kaybolma veya çalınma gibi riskleri sona erecek. -ETDS Yol Haritası -ETDS Geçiş Karar Örneği -100 Soruda ETDS
